Evénementiel

POLE EVENEMENTIEL : organisateur professionnel de congrès (PCO)

L’ADERA accompagne universitaires et industriels dans l’organisation et la gestion d’évènements scientifiques rassemblant de 100 à 1500 participants, en France et à l’international.

POLE EVENEMENTIEL : organisateur professionnel de congrès (PCO)

Organisation professionnelle de congrès (PCO)

L’ADERA accompagne universitaires et industriels dans l’organisation et la gestion d’évènements scientifiques rassemblant de 100 à 1500 participants, en France et à l’international.

Organisation professionnelle de congrès (PCO)

Évènements scientifiques

Sur les aspects organisationnels, le pôle évènementiel de l’ADERA intervient sur toute la chaîne logistique de l’évènement depuis la programmation jusqu’à la coordination sur place.

Pour la gestion financière des opérations, les équipes assurent le secrétariat administratif, la facturation de vos participants, les commandes et paiements des prestataires.

Des prestations évènementielles à la carte

L’ADERA prend en charge tout ou partie de l’organisation de votre évènement en présentiel ou à distance

Gestion administrative et financière

Budget prévisionnel
Demande de subvention
Gestion comptable de l’événement
Gestion des partenariats et sponsors

Gestion des inscriptions

Plateforme d’inscription en ligne avec paiement sécurisé
Facturation et suivi des encaissements
Monitoring des inscriptions

Secrétariat scientifique

Interface comités/auteurs/participants
Gestion en ligne des communications
Book of abstracts

Relations partenaires et sponsors

Offre de sponsoring
Commercialisation
Validation juridique des contrats
Commissariat général des évènements : exposition, business corner, hands on demo

Communication

Marketing et relations presse
Création de site web temporaire
Impression express des supports : appels à communication, invitations, programmes, etc.

Régie logistique, technique et numérique

Sélection et coordination des prestataires : espaces, équipement, audio-visuel, restauration,
matériels congressiste
Accueil trilingue des participants
Gestion et animation des évènement 100% digitaux

Hébergement et transports

Sélection d’hôtels
Organisation des transferts

Programme social et touristique

Organisation de dîner de gala et cocktail
Préconisation de circuits et d’activités
Management des guides et autocaristes

Notre approche pour des évènements clés-en-main

Orchestrée en mode projet, notre équipe, expérimentée et enthousiaste peut assurer l’organisation de votre évènement de A à Z.
Le comité de pilotage valide les étapes clés du projet.
Vous pouvez ainsi vous consacrer exclusivement au programme scientifique de la manifestation.

Etude de faisabilité

Prise de brief
Analyse financière
Validation du projet

Planification

Mise en place du comité de pilotage
Définition des objectifs et du rétroplanning de l’évènement
Préconisations : choix du site, mise en scène, communication
Montage financier : optimisation budgétaire, avance de fonds

Maturation

Recherche de partenaires : dossiers de subvention, offre de sponsoring
Sélection des fournisseurs : rédaction des cahiers des charges, consultations
Création du site web et mise en page des appels à communication
Lancement des inscriptions en ligne
Secrétariat scientifique : interface comités/auteurs/participants

Production

Agencement des espaces
Aménagement technique
Confirmation des quantités : traiteur, sacoches, édition…
Réservation des transports, de l’hébergement
Mise en œuvre du programme social
Impression express des appels à communications, programmes et « book of abstracts”
Préparation des badges, encartage des sacoches accueil des participants
Coordination des prestataires sur site
Gestion clef en main des évènements en ligne

Evaluation et suivi

Etude de satisfaction auprès des participants
Suivi comptable et bilan financier

Vos contacts

Ceren Duffour

Responsable Evénementiel

c.duffour@adera.fr
05 56 15 80 03

Laura Savarit

Assistante administrative

l.savarit@adera.fr
05 56 15 11 08

Amélie Lucas

Assistante administrative

a.lucas@adera.fr
05 56 15 11 09

Confiez-nous votre prochain événement

Vous n’avez pas de projet identifié ? Réfléchissons ensemble au lancement d’une manifestation.

Nous sommes adhérents de Bordeaux Convention Bureau

Les avantages

Des fournisseurs fiables et des tarifs négociés

Membre de l’Office du Tourisme et des Congrès de Bordeaux Métropole, l’ADERA dispose d’un réseau de fournisseurs référencés. Nous vous faisons bénéficier de tarifs négociés sur l’hébergement, les transports, la restauration, la technique, etc.

Une certification ISO 9001

Le système de management de l’ADERA est certifiée ISO 9001 pour l’organisation de colloques. Afin de faciliter la gestion de votre évènement, nous réalisons une comptabilité analytique et vous donnons accès à votre compte en ligne. Vous pouvez ainsi consulter à tout moment son solde et son historique.

Ils nous ont fait confiance

« La réussite de cet événement, marquant pour le laboratoire, doit beaucoup à votre efficacité et votre bonne humeur. »

H. Bertin, I. Iordanoff et E. Arquis – I2M // Congrès Français de Mécanique – 1.100 participants, 5 jours
« ADERA Congrès maintient une mémoire de la conférence nécessaire à la préparation des éditions futures, même si elles ne se tiennent pas à Bordeaux. »

A. Touboul et N. Labat – IMS // ESREF – 300 participants, 5 jours
« We wish to thank you very much for your invaluable help in order to transform the Aerovehicles 1 conference into a real success. »

I. Mortazavi – IPB, C.H. Bruneau – IMB et S. Krajnovic – Chalmers University of Technology // Aerovehicles – 100 participants, 3 jours
« Nous avons préféré nous associer à ADERA Congrès qui a veillé à l’organisation de l’ensemble des conférences en étroite coopération avec le coordinateur du projet. »

B. Erez – Programme Européen Erasmus Mundus // EM-iDEA – 6 conférences en Europe sur 3 ans

« La réussite de cet événement, marquant pour le laboratoire, doit beaucoup à votre efficacité et votre bonne humeur. »

H. Bertin, I. Iordanoff et E. Arquis – I2M // Congrès Français de Mécanique – 1.100 participants, 5 jours
« Adera Congrès maintient une mémoire de la conférence nécessaire à la préparation des éditions futures, même si elles ne se tiennent pas à Bordeaux. »

A. Touboul et N. Labat – IMS // ESREF – 300 participants, 5 jours
« We wish to thank you very much for your invaluable help in order to transform the Aerovehicles 1 conference into a real success. »

I. Mortazavi – IPB, C.H. Bruneau – IMB et S. Krajnovic – Chalmers University of Technology // Aerovehicles – 100 participants, 3 jours
« Nous avons préféré nous associer à Adera Congrès qui a veillé à l’organisation de l’ensemble des conférences en étroite coopération avec le coordinateur du projet. »

B. Erez – Programme Européen Erasmus Mundus // EM-iDEA – 6 conférences en Europe sur 3 ans

POLE EVENEMENTIEL : organisateur professionnel de congrès (PCO)

L’ADERA accompagne universitaires et industriels dans l’organisation et la gestion d’évènements scientifiques rassemblant de 100 à 1500 participants, en France et à l’international.

Organisation professionnelle de congrès (PCO)