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  • POLE EVENEMENTIEL : organisateur professionnel de congrès (PCO)

    L’ADERA accompagne universitaires et industriels dans l’organisation et la gestion d’évènements scientifiques rassemblant de 100 à 1500 participants, en France et à l’international.

  • Organisation professionnelle de congrès (PCO)

    L’ADERA accompagne universitaires et industriels dans l’organisation et la gestion d’évènements scientifiques rassemblant de 100 à 1500 participants, en France et à l’international.

Évènements scientifiques


Sur les aspects organisationnels, le pôle évènementiel de l’ADERA intervient sur toute la chaîne logistique de l’évènement depuis la programmation jusqu’à la coordination sur place.

Pour la gestion financière des opérations, les équipes assurent le secrétariat administratif, la facturation de vos participants, les commandes et paiements des prestataires.

Des prestations évènementielles à la carte


L’ADERA prend en charge tout ou partie de l’organisation de votre évènement en présentiel ou à distance

Gestion administrative et financière

  • Budget prévisionnel
  • Demande de subvention
  • Gestion comptable de l’événement
  • Gestion des partenariats et sponsors

Gestion des inscriptions

  • Plateforme d’inscription en ligne avec paiement sécurisé
  • Facturation et suivi des encaissements
  • Monitoring des inscriptions

Secrétariat scientifique

  • Interface comités/auteurs/participants
  • Gestion en ligne des communications
  • Book of abstracts

Relations partenaires et sponsors

  • Offre de sponsoring
  • Commercialisation
  • Validation juridique des contrats
  • Commissariat général des évènements : exposition, business corner, hands on demo

Communication

  • Marketing et relations presse
  • Création de site web temporaire
  • Impression express des supports : appels à communication, invitations, programmes, etc.

Régie logistique, technique et numérique

  • Sélection et coordination des prestataires : espaces, équipement, audio-visuel, restauration,
    matériels congressiste
  • Accueil trilingue des participants
  • Gestion et animation des évènement 100% digitaux

Hébergement et transports

  • Sélection d’hôtels
  • Organisation des transferts

Programme social et touristique

  • Organisation de dîner de gala et cocktail
  • Préconisation de circuits et d’activités
  • Management des guides et autocaristes

Notre approche pour des évènements clés-en-main


Orchestrée en mode projet, notre équipe, expérimentée et enthousiaste peut assurer l’organisation de votre évènement de A à Z.
Le comité de pilotage valide les étapes clés du projet.
Vous pouvez ainsi vous consacrer exclusivement au programme scientifique de la manifestation.

Etude de faisabilité
  • Prise de brief
  • Analyse financière
  • Validation du projet
Planification
  • Mise en place du comité de pilotage
  • Définition des objectifs et du rétroplanning de l’évènement
  • Préconisations : choix du site, mise en scène, communication
  • Montage financier : optimisation budgétaire, avance de fonds
Maturation
  • Recherche de partenaires : dossiers de subvention, offre de sponsoring
  • Sélection des fournisseurs : rédaction des cahiers des charges, consultations
  • Création du site web et mise en page des appels à communication
  • Lancement des inscriptions en ligne
  • Secrétariat scientifique : interface comités/auteurs/participants
Production
  • Agencement des espaces
  • Aménagement technique
  • Confirmation des quantités : traiteur, sacoches, édition…
  • Réservation des transports, de l’hébergement
  • Mise en œuvre du programme social
  • Impression express des appels à communications, programmes et « book of abstracts”
  • Préparation des badges, encartage des sacoches accueil des participants
  • Coordination des prestataires sur site
  • Gestion clef en main des évènements en ligne
Evaluation et suivi
  • Etude de satisfaction auprès des participants
  • Suivi comptable et bilan financier

Vos contacts

Véroniques Landes

Ceren Duffour

Responsable Evénementiel

c.duffour@adera.fr
05 56 15 80 03

Véroniques Landes

Laura Savarit

Assistante administrative

l.savarit@adera.fr
05 56 15 11 08

Véroniques Landes

Amélie Lucas

Assistante administrative

a.lucas@adera.fr
05 56 15 11 09

Confiez-nous votre prochain événement

Vous n’avez pas de projet identifié ? Réfléchissons ensemble au lancement d’une manifestation.

Nous sommes adhérents de Bordeaux Convention Bureau

Les avantages


Des fournisseurs fiables et des tarifs négociés

Membre de l’Office du Tourisme et des Congrès de Bordeaux Métropole, l’ADERA dispose d’un réseau de fournisseurs référencés. Nous vous faisons bénéficier de tarifs négociés sur l’hébergement, les transports, la restauration, la technique, etc.

Une certification ISO 9001

Le système de management de l’ADERA est certifiée ISO 9001 pour l’organisation de colloques. Afin de faciliter la gestion de votre évènement, nous réalisons une comptabilité analytique et vous donnons accès à votre compte en ligne. Vous pouvez ainsi consulter à tout moment son solde et son historique.

Nos prochains évènements


CTI 2024


Du 5 février 2024
au 6 février 2024
Lieu : Paris SACLAY

Notre rôle

ADERA gestion des inscriptions, gestion financière et logistique

Nervspan 2024


Du 24 janvier 2024
au 27 janvier 2024
Lieu : Campus Carreire, Laboratoire Inserm

Notre rôle

ADERA gestion des inscriptions, gestion financière et logistique

AI4 Industry 2024


Du 22 janvier 2024
au 26 janvier 2024
Lieu : ENSEIRB MATMECA

Notre rôle

ADERA gestion financière et logistique

Ils nous ont fait confiance


  • « La réussite de cet événement, marquant pour le laboratoire, doit beaucoup à votre efficacité et votre bonne humeur. »
    H. Bertin, I. Iordanoff et E. Arquis – I2M // Congrès Français de Mécanique – 1.100 participants, 5 jours
  • « ADERA Congrès maintient une mémoire de la conférence nécessaire à la préparation des éditions futures, même si elles ne se tiennent pas à Bordeaux. »

    A. Touboul et N. Labat – IMS // ESREF – 300 participants, 5 jours
  • « We wish to thank you very much for your invaluable help in order to transform the Aerovehicles 1 conference into a real success. »
    I. Mortazavi – IPB, C.H. Bruneau – IMB et S. Krajnovic – Chalmers University of Technology // Aerovehicles – 100 participants, 3 jours
  • « Nous avons préféré nous associer à ADERA Congrès qui a veillé à l’organisation de l’ensemble des conférences en étroite coopération avec le coordinateur du projet. »

    B. Erez – Programme Européen Erasmus Mundus // EM-iDEA – 6 conférences en Europe sur 3 ans
    • « La réussite de cet événement, marquant pour le laboratoire, doit beaucoup à votre efficacité et votre bonne humeur. »
      H. Bertin, I. Iordanoff et E. Arquis – I2M // Congrès Français de Mécanique – 1.100 participants, 5 jours
    • « Adera Congrès maintient une mémoire de la conférence nécessaire à la préparation des éditions futures, même si elles ne se tiennent pas à Bordeaux. »
      A. Touboul et N. Labat – IMS // ESREF – 300 participants, 5 jours
    • « We wish to thank you very much for your invaluable help in order to transform the Aerovehicles 1 conference into a real success. »
      I. Mortazavi – IPB, C.H. Bruneau – IMB et S. Krajnovic – Chalmers University of Technology // Aerovehicles – 100 participants, 3 jours
    • « Nous avons préféré nous associer à Adera Congrès qui a veillé à l’organisation de l’ensemble des conférences en étroite coopération avec le coordinateur du projet. »
      B. Erez – Programme Européen Erasmus Mundus // EM-iDEA – 6 conférences en Europe sur 3 ans